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21 mars 2014
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Lorsqu’il s’agit de gérer les cessions de droits d’auteur en photographie, il est essentiel de garder une trace organisée des clients et des différentes échéances. C’est là qu’un tableur devient un outil précieux. Dans cet article, je vais vous présenter un tableur spécialement conçu pour OpenOffice Calc, qui vous permettra de lister et de suivre toutes vos cessions de droits d’auteur. Avec des fonctionnalités automatiques telles que le calcul des échéances et la mise en évidence des cessions à venir ou expirées, ce tableur vous aidera à gérer efficacement votre activité de photographe professionnel.
Premier onglet : Liste des clients et suivi des échéances
Le premier onglet de ce tableur est dédié à la liste des clients et au suivi des échéances des cessions de droits. Vous pouvez y enregistrer les détails de chaque client, tels que leur nom (via une liste déroulante de vos clients disponible en deuxième onglet), et les informations relatives à leurs cessions de droits d’auteur. En entrant la date et la durée de la cession, le tableur calcule automatiquement la date d’échéance. Il utilise cette information pour déterminer si la cession est encore valide, si elle arrive bientôt à échéance (dans les 30 prochains jours) ou si elle est déjà expirée.
La mise en forme conditionnelle est utilisée pour rendre la visualisation des échéances plus claire. Lorsque la cession est encore valide, la ligne apparaît en vert. Si la cession arrive à échéance dans les 30 jours, la ligne est mise en évidence en orange avec la mention « Bientôt à échéance ». Enfin, si la cession est expirée, la ligne est marquée en rouge avec le statut « Expirée ». Cette fonctionnalité permet d’identifier rapidement les cessions nécessitant une action ou un renouvellement.
Il est aussi possible d’appliquer un filtre sur chaque colonne afin de n’afficher que les informations recherchées, comme par exemple, seules les cessions expirées.
Deuxième onglet : Informations détaillées sur les clients
Le deuxième onglet du tableur vous offre la possibilité de saisir des informations plus détaillées sur chaque client. Vous pouvez enregistrer leur nom, leur adresse, leur numéro de téléphone, leur adresse e-mail et toute autre information pertinente. Cette section est idéale pour conserver toutes les données essentielles à portée de main, vous permettant d’accéder facilement aux informations nécessaires lors de la communication avec vos clients.
Lorsque vous remplissez cette liste, elle se retrouve automatiquement dans la colonne « Clients » du premier onglet du tableur.
Troisième onglet : Liste des différents types de cession
Dans le troisième onglet, vous pouvez répertorier tous les différents types de cession que vous proposez en tant que photographe. Par exemple, vous pouvez avoir des cessions de droits d’auteur pour des utilisations ciblées tels que des utilisations PRINT ou WEB, etc. En listant ces types de cession, vous pouvez facilement sélectionner celui qui convient lors de l’enregistrement des informations dans le premier onglet du tableur.
Aperçus des 3 onglets du tableur de cession de droits.
La gestion des cessions de droits d’auteur en photographie est un aspect crucial de votre activité de photographe professionnel. Grâce à ce tableur OpenOffice Calc spécialement conçu, vous pouvez simplifier et automatiser ce processus. En listant vos clients, en calculant automatiquement les échéances et en utilisant la mise en forme conditionnelle pour visualiser rapidement les statuts des cessions, vous gagnerez en efficacité et en organisation.
Ce tableur offre une approche pratique et conviviale pour gérer vos cessions de droits d’auteur. Il vous permet de garder une trace complète de vos clients, de leurs informations de contact et des détails de leurs cessions. Grâce à la fonctionnalité de suivi des échéances, vous serez toujours conscient des cessions qui arrivent à expiration ou qui nécessitent une attention particulière.
En utilisant le deuxième onglet, vous pouvez saisir toutes les informations pertinentes sur chaque client, vous permettant ainsi de disposer d’une base de données complète. Cela facilite la communication avec vos clients et vous permet de personnaliser vos interactions en fonction de leurs besoins spécifiques.
Le troisième onglet du tableur vous permet de répertorier tous les différents types de cession que vous proposez. Cela vous aide à rester organisé et à sélectionner rapidement le bon type de cession lors de l’enregistrement des informations de vos clients. Ainsi, vous n’aurez pas à chercher parmi des documents ou des fichiers dispersés pour trouver les détails pertinents.
En résumé, l’utilisation d’un tableur OpenOffice Calc pour gérer vos cessions de droits d’auteur en photographie vous permettra d’optimiser votre organisation, de suivre les échéances et de maintenir une base de données complète de vos clients. Avec les fonctionnalités automatiques de calcul des échéances et de mise en forme conditionnelle, vous pouvez facilement repérer les cessions arrivant à expiration ou expirées, vous assurant ainsi de prendre les mesures nécessaires en temps voulu.
Investir du temps dans la mise en place de ce tableur vous permettra de simplifier vos tâches administratives, de gagner du temps et de vous concentrer davantage sur votre passion pour la photographie. Prenez le contrôle de vos cessions de droits d’auteur et optimisez votre gestion grâce à cet outil pratique et efficace.
J’utilise moi-même ce tableur afin de répertorier les cessions de droits de mes clients et cela me permet de ne rien manquer et de relancer mes clients une fois les cessions expirées.
Prenez l’habitude d’ouvrir et de mettre à jour ce tableur régulièrement et rien ne vous échappera.
Enfin, dans le premier onglet du tableur, il y a une colonne « N° de Facture ». N’hésitez à inscrire la référence de la facture correspondante pour savoir exactement la cession de droits d’auteur que vous avez cédé à votre client.
Pour utiliser le tableur, décompressez l’archive et assurez-vous d’avoir installé l’application Open Office Calc.
Ci-dessous le tableur utilisé dans cet article à télécharger gratuitement.
Open Office Calc est disponible avec le pack Open Office, logiciel gratuit en open source.
Textes et photos © Nicolas Logerot, sauf mentions contraires.
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